Cestovní náhrady (SR 2/2007)

Anotace

1 Úvodní ustanovení

Poskytování cestovních náhrad pro zaměstnance Vysoké školy ekonomické v Praze se řídí zákonem č. 262/2006 Sb., zákoník práce, v platném znění (dále jen „zákon“), SR 07/2008 „Kontrolním řádem“ v platném znění, SR 06/2008 „Systémem řízené dokumentace“, v platném znění a dále touto směrnicí. Pokud vysílaná osoba není v zaměstnaneckém poměru s VŠE, je nutno uzavřít Dohodu o cestovní náhradě, která je obsažená ve formuláři Cestovní příkaz. Výjimkou mohou být pouze smluvní účelové dotace, konkrétně uvádějící výši nároků studenta či zaměstnance (zpravidla účelové příspěvky od zahraničních nadací, cesty financované v rámci získaných zahraničních projektů apod.).

Ustanovení této směrnice jsou závazná pro všechny zaměstnance VŠE a osoby, které mají uzavřenu dohodu o cestovních náhradách dle §51 Občanského zákoníku. Pracovní cesty osob (včetně dohod dle § 51 Občanského zákoníku) vysílaných VŠE na tuzemské a zahraniční cesty jsou evidovány v intranetové aplikaci personálního IS „Cestovní příkazy“ přístupné všem zaměstnancům a registrovaným externím osobám z intranetové adresy https://zam.vse.cz. Postup zpracování cestovních dokladů v aplikaci a související procesy jsou popsány v dokumentaci na výše uvedené adrese. Tiskové výstupy aplikace (Cestovní příkaz a Vyúčtování) slouží jako základní dokumenty k vyslání zaměstnance na pracovní cestu a k vyúčtování jeho nároků vůči VŠE plynoucí z prokázaných cestovních výdajů.

2 Vymezení pojmů a zkratek

3 Poskytování náhrad při tuzemské pracovní cestě

3.1 Stravné
Stravné stanovené touto směrnicí je nárokové. Náhrady za pracovní cestu se poskytují za každý kalendářní den samostatně, tedy od 0.00 hod. do 24.00 hod., v každém dni. Při pracovní cestě, která spadá do 2 kalendářních dnů, se upustí od odděleného posuzování doby trvání pracovní cesty v kalendářních dnech, je-li to pro zaměstnance výhodnější. Za každý kalendářní den pracovní cesty náleží zaměstnanci stravné podle doby trvání pracovní cesty v tomto dni ve výši, která je uvedena a aktualizována v číselníku aplikace Cestovní příkazy v souladu s platnou pracovně právní legislativou ČR. Občerstvení, pokud nemá charakter snídaně, oběda nebo večeře, podávané v průběhu cesty (např. v letadle) nebo v průběhu konference, semináře apod., nemá charakter stravování, a není tudíž považováno za zajištění částečného stravování zdarma (občerstvení, pokud nemá charakter snídaně, oběda nebo večeře, není předmětem vyúčtování služební cesty a nezkracuje nároky stravného).

3.2 Ubytování
Zaměstnavatel hradí pouze prokázané výdaje za ubytování poskytnuté během pracovní cesty.

3.3 Jízdní výdaje
Za použití prostředku meziměstské veřejné vlakové a autobusové hromadné dopravy náleží zaměstnanci náhrada do výše prokázaných výdajů. Výdaje na městskou hromadnou dopravu mimo obec pravidelného pracoviště zaměstnance jsou uznatelné pouze do výše prokázaných výdajů.

Jiný způsob dopravy než výše uvedený vyžaduje předchozí souhlas příkazce operace po dohodě se správcem rozpočtu.

Použití vlastního silničního motorového vozidla při pracovní cestě je nutné před každou pracovní cestou schvalovat na formuláři „Souhlas s použitím vlastního vozidla pro pracovní cestu“ (příloha č. 1, dále jen Souhlas), který je spolu se schváleným CP odevzdáván na EO. Kopie technického průkazu, platné smlouvy o havarijním pojištění a platné potvrzení o školení odborné způsobilosti řidičů stačí předkládat pouze při prvním použití vozidla a dále při jejich změně.

Při použití vlastního silničního motorového vozidla zaměstnanci přísluší náhrada prokázaných jízdních výdajů ve výši amortizace vozidla podle vzdálenosti ujeté během pracovní cesty a spotřeby PHM kalkulované z ceny PHM a průměrné spotřeby uvedené v technickém průkazu vozidla. Cenu PHM zaměstnanec prokazuje dokladem o nákupu PHM provedeném během pracovní cesty nebo před jejím začátkem (při více nákupech PHM během pracovní cesty je cena vypočítána jako aritmetický průměr). V případě, že zaměstnanec neprokáže cenu nákupem PHM, je cena PHM určena úředně dle vyhlášky MPSV. Aktuální úřední sazby paliv a amortizace vozidla jsou součástí číselníků aplikace Cestovní příkazy.

Použije-li zaměstnanec k pracovní cestě vlastní vozidlo (na základě schváleného Souhlasu) a nepožaduje náhradu prokázaných jízdních výdajů, může požádat o náhradu v prokazatelné výši veřejné hromadné dopravy na základě dokladu od dopravce či z veřejně dostupných zdrojů. Za používání vlastních motorových silničních vozidel zaměstnanců VŠE pro nákladní přepravu se náhrady neposkytují. Pro zajištění nákladní dopravy je nutné využívat služeb autodopravy VŠE nebo cizího dopravce v souladu s interními postupy VŠE.

3.4 Náhrady prokázaných nutných vedlejších výdajů
Náhrada nutných vedlejších výdajů se hradí ve výši, kterou zaměstnanec zaměstnavateli prokáže. Vedlejší náklady však musí bezprostředně souviset s plněním úkolů, vyplývajících z pracovní cesty.

4 Náhrady při zahraničních pracovních cestách

Osoba vysílaná na zahraniční pracovní cestu má možnost požádat EO o zabezpečení cestovních dokladů (mezinárodní letenky a jízdenky). Komunikace pro vybavení cestovním dokladem probíhá výhradně přes školní emailovou schránku zaměstnance.

4.1 Stravné
Za každý kalendářní den zahraniční pracovní cesty a za každý kalendářní den, v němž zahraniční pracovní cesta trvá déle než 1 hodinu, přísluší zaměstnanci stravné v cizí měně určené vyhláškou MF ČR. Aktuálně platné sazby zahraničního stravného jsou součástí číselníků aplikace Cestovní příkazy. Na žádost zaměstnance může zaměstnavatel vyplatit stravné v českých korunách s tím, že se pro přepočet použije směnný kurz vyhlašovaný ČNB ke dni zahájení cesty. Zaměstnanci se poskytne zahraniční stravné ve výši základní sazby, jestliže doba strávená mimo území České republiky trvá v kalendářním dni déle než 12 hodin. Trvá-li tato doba déle než 6 hodin, nejvýše však 12 hodin, zaměstnanci se poskytne zahraniční stravné v poloviční výši této sazby zahraničního stravného, a ve čtvrtinové výši této sazby zahraničního stravného, trvá-li doba strávená mimo území České republiky do 6 hodin včetně, avšak alespoň 1 hodinu. Trvá-li doba strávená mimo území České republiky méně než 1 hodinu, zahraniční stravné se neposkytuje.

4.2 Kapesné
Správce rozpočtu po dohodě s příkazcem operace může zaměstnancům, vyslaným na zahraniční pracovní cestu, poskytnout vedle stravného také kapesné, a to v cizí měně, až do výše 40 % přiznaného stravného.

4.3 Jízdní výdaje
Pro náhradu jízdních výdajů, týkajících se zahraniční služební cesty, bude analogicky použito ustanovení části 3.3 této směrnice.
V případě zajištění dopravy resp. nákupu letenky (jízdenky) prostřednictvím EO VŠE je třeba požádat o mezinárodní letenku či jízdenku alespoň 10 pracovních dnů (u cest do zámoří alespoň 1 měsíc) před nástupem na zahraniční pracovní cestu. Podmínkou pro zajištění mezinárodních cestovních dokladů je schválený cestovní příkaz odevzdaný na EO.

Při použití soukromých osobních motorových vozidel do zahraničí platí obdobné podmínky uvedené v kap. 3.3, rozšířené o povinnost havarijního pojištění vozidla pro cesty do zahraničí.

4.4 Vyloučení souběhu náhrad v české a cizí měně
Při zahraniční pracovní cestě přísluší zaměstnanci VŠE za dobu pracovní cesty na území České republiky náhrada v české měně, za podmínek uvedených v kap. 3.1 Stravné. Za dobu pracovní cesty na cizím území přísluší náhrady v cizí měně. Pro poskytnutí náhrad v cizí měně je rozhodnou dobou překročení české hranice a při letecké dopravě odlet nebo přílet letadla, podle letového řádu.

4.5 Vyúčtování valut a některých zahraničních měn
Při vyúčtování zahraniční pracovní cesty se postupuje v souladu se Směrnicí VŠE „Systém řízené dokumentace“ v platném znění, kapitola 2.4.5.5. Zaměstnanec je povinen předložit toto vyúčtování včetně dokladu o směně do 10 pracovních dnů od ukončení zahraniční pracovní cesty.

V zájmu zaměstnanců VŠE cestujících do zemí s nesměnitelnou měnou je, aby prováděli směnu valut nebo šeků, kterými jsou vybaveni, jen v takové výši, která odpovídá jejich potřebě.

5 Všeobecná ustanovení

Osoby bez pracovního poměru (studenti, externí spolupracovníci apod.) získají přístup do aplikace „Cestovní příkazy“ na základě formuláře „Žádost o založení externí osoby do personálního systému“ (příloha č. 2) schváleného vedoucím příslušného pracoviště, se kterým cesta věcně souvisí.
Požádá-li zaměstnanec organizaci o poskytnutí zálohy na předpokládané výdaje, je organizace povinna tuto zálohu poskytnout, a to v případě

• tuzemské pracovní cesty, záloha nad 5.000,- Kč, do 5 pracovních dnů
• zahraniční pracovní cesty do 7 dnů

od předložení požadavku zaměstnance (maximálně 14 dní před nástupem cesty). Termín možnosti vyzvednutí valutové zálohy na pobočce ČS na VŠE je zaměstnanci sdělen prostřednictvím elektronické pošty na jeho školní emailovou adresu. V případě neuskutečnění pracovní cesty, je zaměstnanec povinen vybranou zálohu bezodkladně vrátit.

Osoba vysílaná je povinna do 10 pracovních dnů po ukončení pracovní cesty předložit prostřednictvím aplikace Cestovní příkazy veškeré náležitosti pracovní cesty a vyúčtovat prokázané cestovní výdaje na formuláři „Vyúčtování“ (tiskový výstup aplikace Cestovní příkazy) včetně příslušných dokladů v příloze. Zaměstnavatel je povinen do 10 pracovních dnů od předložení písemných dokladů zaměstnancem uspokojit případný nárok zaměstnance z této pracovní cesty vzniklý, pokud se nedohodnou jinak. Rozdíly vzniklé z poskytnutých záloh a uplatněných nároků jsou zaměstnancům zúčtovány při pravidelné výplatě mezd. Ostatním vysílaným osobám jsou nároky vypláceny na jejich bankovní účet, v případě nedočerpané zálohy jsou vyzvány k vrácení na účet VŠE.
Nároky podle zákona může organizace poskytnout i cizím osobám, a to bud‘ na základě uzavřené dohody o pracovní činnosti nebo dohody o provedení práce (a to i když nebude její součástí výplata odměny za vykonanou práci), nebo uzavřené dohody podle § 51 Občanského zákoníku. V praxi lze těchto dohod využít např. při jízdních náhradách přednášejících, návštěvách konzultantů, účastníků oponentních řízení apod. Cestovní výdaje hrazené osobám přijímaným na VŠE jsou vyúčtovány na formuláři „Dohoda o cestovních náhradách pro přijetí“ (příloha č. 3) s přesnou specifikací poskytovaných náhrad.

Zaměstnanec je povinen o ukončené pracovní cestě podat zprávu tomu pracovníkovi VŠE, který jej na služební cestu vyslal. Písemná forma zprávy je nutná v případě, že si ji tento pracovník vyžádá.

Osoba vysílaná je povinna bez zbytečného odkladu oznámit zaměstnavateli změnu skutečnosti, která je rozhodná pro poskytnutí cestovní náhrady.

6 Zrušovací ustanovení

Touto směrnicí se ruší Organizační směrnice č. 13 “ Interní úprava poskytování cestovních náhrad“ ze dne 23.11.1998 ve znění Dodatku č. 1 ze dne 1.2.2002.

Přílohy k tomuto předpisu:

č. 1 – Souhlas s použitím vlastního vozidla pro pracovní cestu

č. 2 – Žádost o založení externí osoby do personálního systému

č. 3 – Dohoda o cestovních náhradách pro přijetí