Pokyny k provedení inventarizace majetku a závazků za rok 2023 (PK 2/2023)

Anotace

Příkazem rektora VŠE č. 05/2023 je uloženo provést fyzickou a dokladovou inventuru následujícího majetku a závazků školy včetně majetku mimo území hl. m. Prahy:

dlouhodobého hmotného majetku, pozemků, jiného hmotného majetku (umělecká díla, akademické insignie), drobného hmotného majetku, nehmotného majetku (software), ochranných pomůcek a pracovních oděvů, cenin, materiálu ve skladech a dále zásob včetně materiálu v příručních skladech, inventarizaci pokladních hotovostí, peněžních prostředků na bankovních účtech, pohledávek a závazků k termínu 31. 12. 2023

Pro oblast VŠE vyjma SÚZ a FM JH v návaznosti na uvedený příkaz rektora ukládám:

1. Jmenovat předsedu a členy dílčí inventarizační komise (DIK) k provedení fyzické a dokladové inventury majetku a závazků útvaru. Seznam se jmény předsedy a členů dílčí inventarizační komise zaslat na Ekonomický odbor. Za fakulty a celoškolní útvary se správcem rozpočtu předají seznam tito pracovníci za všechna podřízená nákladová střediska.

Odpovídají:   vedoucí útvarů, tajemnice fakult
Termín: 6. 11. 2023

Disponuje-li nákladové středisko kromě předmětů v používání i dalšími druhy majetku a závazků dle výčtu v úvodu tohoto příkazu, lze v rámci nákladového střediska jmenovat i další inventarizační komise. Působnost těchto komisí musí být jednoznačně vymezena.

Za zahrnutí veškerého majetku VŠE do inventury odpovídají na fakultách tajemnice, na rektorátu kvestor, v dalších součástech VŠE jejich ředitelé (vedoucí). Aktuální přehled majetku evidovaného na zaměstnance má každý pracovník přístupný ve svém profilu v intranetové aplikaci HR portál (zam.vse.cz).

Inventarizační komise musí mít předsedu a nejméně další dva členy. Předsedou komise nesmí být pracovník hmotně odpovědný za svěřené prostředky (např. vedoucí skladu). Za nákladová střediska s nízkým počtem zaměstnanců v rámci jedné lokality je nezbytné sestavit společnou DIK.

2. Do 14. 12. 2023 předat do Ekonomického odboru doklady o přesunech majetku (převodky) a veškeré převody dlouhodobého hmotného a drobného dlouhodobého majetku ukončit s platností od 20. 12. 2023.

3. Ukončit výdej ze všech skladů VŠE s platností od 20. 12. 2023. Modul evidence zásob uzavřít nejpozději dne 31. 12. 2023.

Odpovídají: vedoucí skladů, správce EIS
Termín:  dle textu

4. Uzavřít modul evidence majetku nejpozději 31. 12. 2023.

Odpovídají:  vedoucí EO
Termín:  dle textu

5. Vyhotovit inventurní soupisy k 31. 12. 2023 jako podklad k provedení fyzické inventury předmětů v užívání a předat je předsedům inventarizačních komisí přes podatelnu VŠE v období od 2. do 4. 1. 2024.

Odpovídají:  EO – vyhotovení soupisů
předsedové DIK – převzetí soupisů v podatelně VŠE
Termín:   dle textu

6. Zahájit fyzickou a dokladovou inventuru od 2. 1. 2024 a ukončit ji nejpozději 22. 1. 2024. Protokoly o řádně provedené inventarizaci a podepsané inventurní soupisy (viz příloha PR 05/2023) předat nejpozději do 23. 1. 2024 na EO přes podatelnu VŠE.

Odpovídají:  předsedové DIK, vedoucí útvarů
Termín: dle textu

K zajištění řádného průběhu inventarizace dále ukládám:

A. všem pracovníkům školy:

• spolupracovat se členy inventarizačních komisí, dbát jejich pokynů, zejména umožnit jim vstup do místností a předložit jim ke kontrole všechny evidované předměty (vč. notebooků, mobilních telefonů apod.)
• nahlásit předměty shledané navíc, bez inventárních čísel, předmětů nabytých na základě darovacích smluv nebo z jiných veřejných zdrojů, které dosud nebyly zařazeny do evidence školy.

B. vedoucím inventarizačních komisí: 

• fyzickou inventuru veškerého majetku provádět důsledně podle všech údajů uvedených v inventurních seznamech a za přítomnosti příslušných hmotně odpovědných pracovníků,
• řádně vyšetřit inventurní rozdíly (manka a přebytky) a ke všem rozdílům přiložit písemné vyjádření odpovědného pracovníka, jak k inventurnímu rozdílu došlo,
• v protokolech uvést návrh na vypořádání inventurních rozdílů a u zjištěných mank uvést, zda jsou zaviněná či nezaviněná,
• v příloze protokolu uvést znehodnocené předměty či zásoby a navrhnout je k odepsání,
• u strojů a zařízení ověřovat jejich výrobní čísla.

C. Pracovníkům odpovědným za hospodářské prostředky:

• pracovníkům, na jejichž jméno je evidován majetek na pracovišti: potvrdit v inventurních soupisech souhlas se způsobem provedení a s výsledky inventarizace příslušného majetku včetně zjištěných inventurních rozdílů,
• hmotně odpovědným pracovníkům: potvrdit v inventurním soupisu, že fyzická inventura všech prostředků, za které jsou zodpovědní, byla provedena za jejich účasti a že žádné hospodářské prostředky nezatajili,
• vedoucím hospodářských středisek: potvrdit v inventurních soupisech souhlas se způsobem provedení a s výsledky inventarizace včetně zjištěných inventurních rozdílů.

V případě nesouhlasu připojí uvedení pracovníci své písemné vyjádření.

Děkany fakult a ředitele dalších součástí žádám, aby pomáhali řádnému a hladkému průběhu inventarizace v podřízených katedrách a odděleních.