Působnost interního auditora na VŠE (SR 19/2004)

Anotace

Na základě příkazu rektorky VŠE č. 4 /2004 byl na Vysoké škole ekonomické v Praze (dále jen „VŠE“) od 1. listopadu 2004 zřízen útvar interního auditu VŠE, který má za úkol zajistit organizačně oddělené a funkčně nezávislé přezkoumávání a vyhodnocování přiměřenosti a účinnosti řídící kontroly včetně prověřování správnosti vybraných operací, to vše v souladu s příslušnými právními předpisy (konkrétně: zákonem č. 320/2001 Sb., zákon o finanční kontrole ve znění pozdějších předpisů a vyhláškou č. 416/2004 Sb., kterou se provádí zákon o finanční kontrole ve znění pozdějších předpisů) a mezinárodními standardy.

Tato směrnice vymezuje působnost a definuje účel, pravomoci, odpovědnost a rozsah činností interního auditora na VŠE. Interní auditor VŠE je jmenován rektorem.

Článek 1 – Poslání a role interního auditora na VŠE

Interní auditor na VŠE zajišťuje prostřednictvím nezávislých, objektivních a konzulta konzultačních činností (jejichž účelem je zdokonalování procesů v organizaci) efektivní fungování interního kontrolního systému na VŠE. Interní audit musí přinášet systematický metodický přístup k hodnocení a zlepšování efektivnosti řízení rizik, řídících a kontrolních procesů, správy a řízení VŠE.

Interní auditor plní poradní roli a napomáhá zvládat nejvýznamnější rizika, zaměřuje se na dosažení stanovených cílů, orientuje se na prevenci a předcházení problémů a prosazuje změny.

Článek 2 – Vymezení předmětu práce interního auditora

Předmětem práce interního auditora je určit, zda procesy řízení rizik, řídící a kontrolní procesy, správa a řízení VŠE v té podobě, kterou podle svého návrhu realizují vedoucí pracovníci VŠE na všech úrovních, jsou adekvátní a funkční. Tím interní auditor zajišťuje, aby:

1. docházelo k odpovídající identifikaci a řízení rizik,
2. podle potřeby docházelo ke spolupráci s organizačními součástmi a pracovišti v rámci systému správy a řízení VŠE,
3. významné informace o finanční, manažerské a provozní situaci VŠE byly přesné, spolehlivé a včasné,
4. zaměstnanci postupovali v souladu se zásadami, směrnicemi, standardy, postupy, příslušnými zákony a regulačními nařízeními,
5. zdroje se získávaly úsporným způsobem, byly hospodárně využívány a příslušným způsobem chráněny.

Při prováděných interních auditech mohou být iniciovány další příležitosti, popř. náměty ke zdokonalení způsobu řízení VŠE. O těchto námětech je nutné písemně a bez zbytečného odkladu informovat vedoucího pracovníka VŠE na příslušné úrovni, popř. rektora VŠE.

Článek 3 – Organizační začlenění interního auditora

Interní auditor je součástí rektorátního pracoviště Oddělení interní kontroly a auditu, které podléhá rektrovi.

Článek 4 – Povinnosti interního auditora

Interní auditor odpovídá za kvalifikovaný a profesionální výkon interního auditu v souladu s právními předpisy a vnitřními předpisy VŠE a objektivní informování odpovědných vedoucích zaměstnanců o průběhu a výsledcích interního auditu.

Interní auditor neodpovídá za auditovanou činnost vykonávanou útvary v řídící odpovědnosti příslušných vedoucích zaměstnanců VŠE.

Interní auditor je povinen:

1. zachovávat obezřetnost a diskrétnost při používání a ochraně získaných informací v průběhu auditu a mlčenlivost o všech skutečnostech zjištěných v průběhu výkonu interního auditu,
2. postupovat při své činnosti a ve vztazích uvnitř VŠE tak, aby nebyla narušena nezávislost a objektivita těchto činností a vztahů,
3. zabezpečit veškeré potřebné podklady pro zprávu o výsledcích z vykonaného auditu, dokladování zjištění a z nich vyplývající závěry a navazující doporučení,
4. archivovat veškerou dokumentaci a pracovní materiály z provedených interních auditů v souladu s interními předpisy VŠE (minimálně po dobu 10 let),
5. bez zbytečného odkladu upozorňovat rektora VŠE na nežádoucí skutečnosti a rizika, která ovlivňují nebo v budoucnu mohou ovlivňovat činnost VŠE,
6. udržovat a rozšiřovat svou odbornou kvalifikaci v oborech nezbytných pro vykonávání funkce interního auditora,
7. vykonávat auditorské práce s náležitou profesionální péčí a přitom dodržovat vysokou úroveň chování a jednání v souladu s Etickým kodexem interního auditora orgánu veřejné správy,
8. nejpozději týden (tj. 5 pracovních dní) před zahájením auditu oznámit možnou podjatost či střet zájmů rektorovi VŠE.
9. pravidelně předkládá zprávy o zjištěních z jednotlivých auditů ke schválení rektorovi VŠE včetně příslušných doporučení.
10. poskytovat každoroční zhodnocení adekvátnosti a efektivnosti činností, které zajišťují kontrolu a řízení procesů na VŠE a řízení rizik v oblastech stanovených v rámci poslání a předmětu práce (viz čl. 1. a 2.),
11. podávat písemné auditorské zprávy o významných otázkách souvisejících s procesy, které zajišťují kontrolu a řízení činností VŠE, a to včetně podnětů k jejich zdokonalení,
12. předkládat střednědobý (čtyřletý) a roční plán interního auditu rektorovi,
13. předkládat roční zprávy o stavu plnění a výsledcích ročních plánů interního auditu rektorovi do 31. ledna následujícího roku,
14. podávat písemné návrhy (včetně odůvodnění) rektorovi, které se týkají koordinace některých dalších funkcí na VŠE souvisejících s kontrolou, řízením a monitoringem (oddělení kontroly, informací a stížností; právní oddělení; externí auditoři apod.),
15. vypracovat roční zprávu podle § 22 zákona o finanční kontrole a vykonaném auditu na VŠE (ve smyslu přílohy č. 3 vyhlášky č. 416/2004 Sb.) a nejpozději do 15. února následujícího roku ji v písemném vyhotovení či v elektronické podobě (prostřednictvím informačního systému finanční kontroly ve veřejné správě) předat správci rozpočtové kapitoly – Ministerstvu školství, mládeže a tělovýchovy.

O vyloučení interního auditora z vykonávaného auditu z důvodu podjatosti nebo střetu zájmů rozhoduje podle čl. 3 rektor.

Článek 5 – Odpovědnost interního auditora na VŠE

Interní auditor nesmí hodnotit takové činnosti a procesy, za jejichž provádění byl předtím odpovědný.

Interní auditor odpovídá za:

1. vypracování pružného ročního plánu auditů pomocí vhodné metodologie zaměřené na rizika a jeho předání rektorovi k posouzení, schválení a pravidelné kontrole nejpozději do 15. ledna daného roku,
2. provedení / realizaci ročního plánu auditu v jeho schválené podobě včetně všech specifických úkolů nebo projektů, které si vyžádá rektor,
3. vydávání pravidelných písemných zpráv (dvakrát ročně), které shrnují výsledky auditorské činnosti, a jejich předávání rektorovi,
4. informování rektora o nových tendencích a úspěšných či neúspěšných postupech v oblasti interního auditu,
5. poskytnutí seznamu použitých metod měření cílů a dosažených výsledků rektorovi
6. pomoc při šetření všech významných podezřelých činností uvnitř VŠE a vyrozumění rektora o jeho výsledcích.

Článek 6 – Pravomoci interního auditora na VŠE

Interní auditor je oprávněn:

1. v souvislosti s prováděným auditem mít přístup k vedoucím pracovníkům a zaměstnancům VŠE, a to na základě písemného Pověření k provedení auditu, podepsaného rektorem,
2. mít přístup k veškeré dokumentaci VŠE, která je nutná k prováděnému auditu, a to na základě písemného Pověření k provedení auditu, podepsaného rektorem VŠE,
3. ověřit fyzický stav veškerého majetku VŠE, který úzce souvisí s prováděným auditem, za dohledu příslušně odpovědného vedoucího zaměstnance VŠE, a to na základě písemného Pověření k provedení auditu, podepsaného rektorem,
4. mít přístup k rektorovi,
5. požádat rektora o zdroje, které jsou nutné ke splnění cíle prováděného auditu,
6. stanovit intervaly, vybírat témata, určovat rozsah práce (např. velikost vybíraného vzorku) a používat metody, aby cíle auditu byly splněny, to vše v souladu se schváleným ročním plánem auditu.

Interní auditor není oprávněn vykonávat takové činnosti pro VŠE, které by mohly narušit jeho objektivitu a nezávislost.

Článek 7 – Ostatní povinnosti interního auditora

Interní auditor je povinen dodržovat Standardy pro profesionální praxi interního auditu, které vydává Český institut interních auditorů. V souladu s těmito standardy je definována tato směrnice.

Interní auditor je na VŠE povinen dodržovat a uplatňovat následující základní principy:

1. princip integrity – interní auditor vytváří důvěru, která je základním atributem víry ve spolehlivost jeho úsudků,
2. princip objektivity – interní auditor E prokazuje při shromažďování, hodnocení a podávání informací o činnostech a procesech, které prověřuje, úroveň profesionální objektivity. Vyváženým způsobem tak hodnotí všechny podstatné okolnosti a nenechá se při tvorbě svých úsudků nadměrně ovlivňovat svými vlastními zájmy nebo zájmy jiných,
3. princip důvěrnosti – interní auditor respektuje vlastnictví a hodnotu informací, které získává při své činnosti, a tyto informace neposkytuje bez příslušného souhlasu, pokud neexistuje právní nebo profesní povinnost tak učinit,
4. princip kompetentnosti – interní auditor při poskytování služeb interního auditu uplatňuje potřebné vědomosti, dovednosti a zkušenosti.