Rezervace a pronájem místností a ostatních prostor na VŠE (SR 1/2020)

Anotace

Článek 1
Úvodní ustanovení

1. Tato směrnice s celoškolskou působností stanovuje pravidla a postup rezervací a pronájem místností a ostatních prostor v objektech Vysoké škole ekonomické v Praze (dále jen „VŠE“) – v hlavní budově v Praze-Žižkov a v budově Praha-Jižní Město.
2. Jakákoliv akce plánovaná na svátek, neděli nebo den, na který je vyhlášen rektorský den nebo děkanský den na všech fakultách, musí být předem schválena vedením VŠE.

Článek 2
Vymezení pojmů

1. Místnost– za místnost se považují učebny, studovny, posluchárny a další prostory zařazené v informačním systému VŠE (dále jen „InSIS“) do Seznamu místností, které je možné rezervovat.
2. Ostatní prostory – jsou atria, chodby, parkoviště apod.
3. Rezervace místnosti – jedná se o využití místnosti v přímé souvislosti s plněním pracovních povinností žadatele vůči VŠE nebo pořádání doprovodných nekomerčních akcí spojených s plněním pracovních povinností a pro pořádání akcí studentských organizací schválených studentským tajemníkem rektora.
4. Pronájem – jedná se o využití místnosti na jiný účel než u rezervace podle odstavce 3 nebo využití ostatních prostor podle odstavce 2.
5. Správce místnosti– je osoba, která spravuje požadavky na rezervace místnosti. Místnost může mít více správců. Správce místnosti dislokované na fakultě jmenuje děkan, u ostatních místností jmenuje správce rektor. Správce místnosti je povinen průběžně kontrolovat stav místnosti a udržovat v InSIS aktuální údaje označení a kapacity.
6. Správce ostatních prostor – je osoba, která spravuje požadavky na rezervace ostatních prostor. Ostatní prostory mohou mít více správců. Správce ostatních prostor jmenuje kvestor. Správce ostatních prostor je povinen průběžně kontrolovat stav prostor a udržovat v InSIS aktuální údaje označení a kapacity.

Článek 3
Postup při rezervaci místností

1. Požadavek na rezervaci místnosti může podat vyučující v pracovním poměru na VŠE nebo jiný zaměstnanec VŠE (dále jen „žadatel“). Požadavky na rezervace místností lze podávat výhradně elektronicky prostřednictvím InSIS.
2. Požadavek na rezervaci musí zejména obsahovat:
   • požadovanou místnost,
   • požadovaný čas rezervace, který musí být uveden v celých vyučovacích hodinách; nebude-li místnost využita od počátku rezervace, je žadatel povinen uvést začátek skutečného využití místnosti v požadavku v rubrice “Poznámka“,
   • důvod rezervace (přesný popis, k jakému účelu bude rezervovaná místnost využita),
   • požadavky na speciální vybavení.
3. Požadavek na rezervaci musí žadatel podat
   • v případě rezervace na pracovní den nejpozději do 12.00 hod. předcházejícího pracovního dne,
   • v případě rezervace na sobotu nejpozději předcházející čtvrtek do 12.00 hod.
4. Správce místnosti je povinen rozhodnout o požadavku na rezervaci bez zbytečného odkladu nejpozději však do 14.00 hod. dnů uvedených v odstavci 3. Ve výjimečném případě může správce schválit požadavek na rezervaci i později, v takovém případě je správce místnosti povinen informovat emailem alespoň 2 hodiny před začátkem rezervace
   • OSM – pronájmy (pronajmy@vse.cz),
   • Centrum informatiky (dále jen „CI) – Helpdesk (helpdesk@vse.cz)
   • pokud se jedná o akci, která se svým významem, rozsahem nebo potenciálním rizikem pro školu vymyká běžně pořádaným akcím rovněž Oddělení Public Relations (pr@vse.cz).
5. Pokud správce schválí rezervaci později, než je uvedeno v odstavci 4, OSM a CI nejsou v tomto případě povinny zabezpečit technickou podporu.
6. Na místnost a čas se schválenou rezervací nebo podaným požadavkem na rezervaci, o kterém nebylo rozhodnuto, nelze podávat další požadavek na rezervaci.
7. Požadavky na rezervace místnosti lze podávat pouze na období daného semestru a to poté, kdy jsou vloženy do InSISu rozvrhové a další akce vyplývající z Harmonogramu akademického roku na daný semestr. Správce může v odůvodněných případech schválit požadavek na rezervaci i na období přesahující daný semestr.
8. Správce místnosti zamítne požadavek na rezervaci, který je v rozporu s touto směrnicí.
9. V případě, že požadavek je na rezervaci Vencovského auly, Vencovského klubu, Rektorského salonku nebo na akci, která se svým významem, rozsahem nebo potenciálním rizikem pro školu vymyká běžně pořádaným akcím, podává žadatel současně i písemnou žádost o povolení konání akce kancléři VŠE alespoň deset pracovních dní před konáním akce. O žádosti rozhodne kancléř přímo nebo po projednání ve vedení VŠE. Správce potvrdí rezervaci a akce se může konat pouze při kladném stanovisku kancléře.
10. Není-li rezervovaná místnost využita do 15 minut od začátku požadované rezervace, je správce místnosti oprávněn rezervaci zrušit.

Článek 4
Povinnosti žadatele o rezervaci místností

1. Rezervaci místností může žadatel požadovat pouze v přímé souvislosti s plněním pracovních povinností vůči VŠE nebo pořádání doprovodných nekomerčních akcí spojených s plněním pracovních povinností. Studentské organizace mohou požadovat rezervace pouze v souladu s Všeobecnými podmínkami pořádání akcí studentskými organizacemi v areálu školy.
2. Žadatel odpovídá za to, že rezervovaná místnost bude využita v souladu se SR 6/2018 Ochrana a ostraha majetku VŠE v Praze a s PR 1/2007 Provozování a využívání výpočetní techniky a počítačové sítě VŠE v Praze.
3. Požadavek na rezervaci místností lze podávat pouze v rozsahu, který z hlediska délky rezervace, počtu a kapacity místností odpovídá skutečné potřebě.
4. Speciálně vybavenou místnost (např. počítačovou nebo jazykovou učebnu) lze požadovat pouze v případě, pokud nelze účel rezervace splnit místností bez speciálního vybavení.
5. Žadatel je povinen bez zbytečného odkladu zrušit požadavek nebo rezervaci v případě pominutí důvodu rezervace.

Článek 5
Postup při pronájmu

1. Žádost o pronájem se zasílá emailem na adresu pronajmy@vse.cz.
2. Žádost o pronájem musí obsahovat zejména:
   • přesný popis akce, na kterou je pronájem požadován,
   • místnosti a ostatní prostory požadované k pronájmu,
   • požadavky na vybavení místnosti,
   • požadovaný čas pronájmu (čas pronájmu musí v pracovní den končit nejpozději ve 21.15 hod. a v sobotu v 16.00 hod. pro Praha-Žižkov a ve 13.30 pro Praha-Jižní Město),
   • jméno, příjmení, pracoviště, telefon a emailovou adresu žadatele.
3. Žádost o pronájem musí být podána alespoň deset pracovních dní předcházejících dni, na který je pronájem požadován.
4. O žádosti o pronájem rozhoduje kvestor. V případě, že se pronájem týká akce, která se svým významem, rozsahem nebo potenciálním rizikem pro školu vymyká běžně pořádaným akcím, projedná takovou žádost o pronájem kvestor ve vedení VŠE. Pokud se jedná o pronájem počítačové učebny nebo k zajištění požadavků na pronájem bude zapotřebí součinnost CI, kvestor před rozhodnutím projedná žádost s CI.
5. Vyrozumění o schválení pronájmu, o podmínkách pronájmu, zamítnutí žádosti a případné připomínky k požadovanému pronájmu obdrží žadatel emailem na adresu uvedenou v žádosti z adresy pronajmy@vse.cz bez zbytečného odkladu po rozhodnutí kvestora.
6. Schválenou žádost o pronájem místnosti zadá do InSIS pracovník OSM jako požadavek na rezervaci místnosti a správce místnosti jej potvrdí.

Článek 6
Zrušovací ustanovení

Zrušuje se Příkaz rektora PR 1/2012 Rezervace místností.