Užívání identifikačních karet na VŠE (PR 3/2022)

Anotace

Účel a rozsah předpisu

Tento předpis upravuje životní cyklus identifikační karty na jen „VŠE“), stanovuje pravidla použití a povinnosti držitele identifikační karty. Předpis se týká všech osob vyžadujících vystavení identifikační karty.

1.  Identifikační karta

1. Identifikačním prostředkem VŠE je bezkontaktní identifikační čipová karta (IdK), která umožňuje jednoznačnou identifikaci jejího držitele.
2. Výrobu a personifikaci IdK zajišťuje Správa identifikačních karet (dále jen „Správa IdK“), která je specializovaným pracovištěm Centra Informatiky (dále jen „CI“). Toto pracoviště zodpovídá za aktivaci karty, zablokování (odblokování) karty, řešení poškození karty, rušení karty, vyřizování objednávek a výdej nových karet, ověřování platnosti jednotlivých karet, prodloužení platnosti ISIC/ITIC karet.
3. Na studentské IdK jsou uvedeny následující identifikační údaje: jméno a příjmení držitele, datum narození a fotografie držitele. Dále je na IdK uveden měsíc a rok data výroby IdK, identifikační číslo a čárový kód. Studentská IdK s licencí ISIC obsahuje navíc číslo licence ISIC a dobu platnosti ISIC licence.

4. Na zaměstnanecké IdK jsou uvedeny následující identifikační údaje: jméno a příjmení držitele, datum narození a fotografie držitele a osobní číslo zaměstnance. Dále je na IdK uveden měsíc a rok data výroby IdK, identifikační číslo a čárový kód. Zaměstnanecká IdK s licencí ITIC obsahuje navíc číslo licence ITIC a dobu platnosti licence ITIC. Konec platnost licence ISIC či ITIC vázané ke kartě vydané VŠE v žádném případě neomezuje její využití na služby poskytované v rámci VŠE.

1. IdK slouží zejména k prokázání totožnosti v prostorách VŠE. Jedná se např. o: identifikaci při vstupu do počítačových učeben, do prostor knihoven, do menz nebo na koleje; o kontrolu totožnosti při vstupu a pohybu v areálech VŠE; identifikaci na přednáškách, cvičeních a testech; prokázání totožnosti studijním referentkám, pracovníkům CI nebo pracovníkům Bezpečnostní agentury a dále osobám, které jsou k tomu zmocněny vnitřními předpisy VŠE.

6. Držitel IdK odpovídá za škodu, kterou způsobí chybným použitím své IdK.

2. Výroba a výdej IdK

1. Žadatel o IdK může obdržet pouze takovou IdK, na kterou mu vznikl nárok např. zápisem do studia, vznikem pracovněprávního či jiného právního vztahu k VŠE.
2. Studenti VŠE mají možnost požádat o vystavení IdK online přes InSIS dle návodu uvedeném na webových stránkách CI. Pouze ve speciálních případech (mimořádné studium, stáže apod.) lze kartu zařídit i osobně v kanceláři Správy IdK. Výdej objednaných karet probíhá dle předem stanovených podmínek zveřejněných na stránkách CI. Student je povinen se při vyzvednutí IdK osobně dostavit a prokázat se vlastním úředním dokladem totožnosti (občanský průkaz, cestovní pas nebo řidičský průkaz, ve speciálních případech (zahraniční student) navíc doložit průkaz o povolení k pobytu). Bez osobního dostavení a prokázání totožnosti nebude IdK karta vydána.
3. Zaměstnanci a osoby v jiném právním vztahu k VŠE si IdK zařizují pouze osobně v kanceláři Správy IdK. Žadatel o IdK je před její výrobou povinen se prokázat platným průkazem totožnosti (občanský průkaz, cestovní pas nebo řidičský průkaz, u osob ze zahraničí navíc průkaz o povolení k pobytu). Bez prokázání totožnosti nebude IdK karta vydána. V případě, kdy žadatel má více vztahů k VŠE (např. zaměstnanec a student současně), lze vystavit ke každému vztahu samostatnou IdK k prokazatelně odděleným kompetencím (vstupy do prostor VŠE dle přístupové role).
4. Pravidla výdeje a nárok na získání studentské karty s ISIC licencí a zaměstnanecké karty s ITIC licencí vyplývají z aktuální „Smlouvy o spolupráci na výdeji spojeného průkazu“, včetně jejích pozdějších dodatků uzavřených mezi VŠE a společností GTS ALIVE s.r.o.
5. Ve speciálních případech (skupina zahraničních studentů vyžadující komplikovanou administrativu) koordinátor daného programu zajistí doložení dle ad 2.2. a čímž, lze IdK karty předat koordinátorovi daného programu, který pak osobně zajistí jejich předání jednotlivým žadatelům.
6. Žadatel si volí IdK dle nabídky a platného ceníku na webových stránkách CI. Ceník schvaluje ředitel CI.
7. Studentské karty se hradí prostřednictvím platební brány v InSIS. Ostatní zpoplatněné karty je nutno zaplatit osobně na Správě IdK.
8. Žádost o výdej nové IdK je po zaplacení ukončena a žádost nelze později stornovat. Výdej a nárok na objednanou kartu vychází ze stavu aktuálnímu k datu vyzvednutí IdK.
9. Studenti a zaměstnanci VŠE si mohou sami vložit fotografii přes InSIS, která bude po schválení Správou IdK použita na IdK. Vložená fotografie musí splňovat podmínky uvedené na webových stránkách CI. V případě zaměstnanců lze fotografii pořídit přímo na pracovišti Správy IdK. Chybná fotografie je důvodem pro nevydání objednané karty.
10. IdK vydaná na náklady VŠE zůstává vlastnictvím VŠE a uživatel je povinen IdK po skončení zaměstnaneckého poměru vrátit na Správu IdK, která odevzdání IdK potvrdí do výstupního listu. Zpoplatněné IdK se nevracejí.
11. Vydání další nové IdK se řídí stejnými pravidly jako vydání první IdK.
12. Výdej speciálních IdK upravuje kapitola 5.

3. Platnost, blokování a odblokování IdK

1. Identifikační karty IdK jsou platné vždy po dobu aktuálního pracovního, studentského či jiného smluvního vztahu k VŠE. Po ukončení platnosti vztahu je karta automaticky zablokována.
2. IdK pozbývá platnosti, jestliže je poškozená, pozměněná, obsahuje údaje neodpovídající skutečnosti nebo z jiného důvodu neumožňuje spolehlivou identifikaci osoby.
3. Prokazování se neplatnou, zablokovanou či cizí IdK je považováno za její zneužití.
4. Dojde-li ke ztrátě či zcizení IdK, je držitel IdK povinen neprodleně informovat o této skutečnosti Správu IdK, která provede blokaci IdK. O blokaci, příp. odblokování nalezené IdK, lze požádat osobně či ze školního e-mailu.
5. K zablokování IdK dojde v případě:
   • ukončení zaměstnaneckého, studijního či jiného smluvního vztahu k VŠE,
   • požádání o blokaci držitelem IdK (ztráta, zcizení apod.),
   • důvodného podezření Správy IdK na zneužití IdK,
   • technické či jiné systémové potřeby Správy IdK,
6. K odblokování IdK může dojít v případě:
   • založení zaměstnaneckého, studijního či jiného smluvního vztahu k VŠE ve stejném či podobném rozsahu;
   • požádání o odblokování držitelem IdK ve speciálních případech, např. opětovný nález karty apod.

4. Použití identifikačních karet na VŠE

1. Použití IdK určují vnitřní předpisy VŠE.
2. Aktuální informace o konkrétních poskytovaných službách jsou zveřejněny na webových stránkách příslušných fakult a pracovišť (CI, Centra knihovnických a informačních služeb, Správy účelových zařízení apod.)
3. Použití licence ISIC či ITIC vydané ke kartám VŠE určuje dokument „Informace o pravidlech pro užívání průkazu a zpracování osobních údajů“ dostupný na isic.cz.

5.  Speciální karty

1. Speciální kartou (dále jen „SIK“) se rozumí anonymní (nepersonalizovaná) bezkontaktní čipová karta, která neobsahuje osobní údaje držitele, popř. čipový přívěšek. Identifikačním údajem je tak jednoznačné evidenční číslo. SIK slouží pro fyzické přístupy k objektům a prostorám VŠE.
2. SIK vydává Správa IdK na základě žádosti vedoucího příslušného pracoviště (dále jen „Žadatel“), pro které se SIK vydává.
3. SIK jsou vždy vedeny pouze na jednu zodpovědnou osobu (dále jen „ZO“). ZO může být pouze zaměstnanec VŠE v pracovním poměru, který svým podpisem a převzetím SIK přebírá plnou zodpovědnost. Za evidenci vyrobených a vydaných SIK pro ZO zodpovídá Správa IdK.
4. O použití a platnosti SIK rozhoduje ZO. Dojde-li ke ztrátě či zcizení SIK, je držitel SIK povinen neprodleně informovat o této skutečnosti ZO, která kartu zablokuje či deaktivuje. ZO je povinna vést evidenci zapůjčených SIK v daném rozsahu:
   • Jméno osoby, které byla zapůjčena
   • Název zapůjčené SIK
   • Účel zapůjčení
   • Výčet přístupových bodů, pro které byla zapůjčena
   • Datum zapůjčení
   • Datum vrácení
   • Další doplňující informace související s použitím SIK (nahlášená ztráta, fyzické zničení, atd.)
5. K zablokování SIK dojde v případě:
   • ukončení pracovního poměru ZO,
   • požádání o blokaci (ztráta, zcizení, poškození apod.),
   • důvodného podezření Správy IdK na zneužití,
   • technické či jiné systémové potřeby.
6. Při převzetí SIK je nutno podepsat předávací protokol, na kterém jsou uvedeny identifikační údaje těchto karet a určená ZO. Tento protokol vystavuje a vydává Správa IdK.
7. Vlastní platnost SIK není omezena, v případě potřeby lze požádat Správu IdK o převedení SIK na jinou ZO.

6.  Záznamy o činnostech spojených s IdK a SIK

1. Pro zajištění bezpečnosti a nepopíratelnosti činností jsou Centrum informatiky a Odbor správy majetku VŠE, v souvislosti s životním cyklem IdK, pověřeno evidovat a spravovat:
   • Evidenci aktivních a blokovaných IdK;
   • Generování transakčních záznamů učiněných IdK nebo držitelem IdK v procesech a workflow VŠE zajišťovaných informačními systémy VŠE;
   • Generování událostí o činnostech držitele IdK v informačních systémech a komunikační infrastruktuře VŠE;

7.     Závěrečná ustanovení

1. Využití IdK a SIK na VŠE může být ovlivněno, doplněno či omezeno dalšími vnitřními předpisy, mezi které patří zejména:
   • Ochrana a ostraha majetku VŠE v Praze SR 02/2021
   • Ochrana a zpracování osobních údajů SR 05/2018
2. Tato směrnice ruší příkaz rektora č. 9/2011 – Užívání identifikačních karet na VŠE